La convocatoria

Como se menciona en la metodología de monitoreo, existen varios grupos de interés que se relacionan directa e indirectamente con el ASP. Estos grupos, o una buena representación de ellos, deben participar activamente en el monitoreo del área, junto con los funcionarios y otros colaboradores especializados.

La convocatoria a las sesiones de medición debe hacerse, por lo menos, con dos semanas de anticipación, para asegurarse que los invitados cuenten con suficiente tiempo para programar su asistencia a la actividad. El medio que se utilice para convocar a los participantes puede ser escrito (notas, telegramas, otros) o personal (teléfono, radiocomunicación, otros). El mensaje debe ser bien claro y explicar cuáles son los objetivos de la sesión, la agenda y su metodología.

Debe considerarse la importancia de facilitar los medios de transporte para aquellas personas que lo necesiten, indicar la dirección exacta del lugar donde se efectuará la sesión, así como, prepararse para ofrecer la alimentación requerida. La participación del personal del ASP es obligatoria, por lo que la coordinación de sus roles de entradas y salidas es esencial.